فاکتور رسمی چیست؟ آشنایی با قوانین و انواع فاکتور رسمی فروش

---

قبل از اینکه به اصل مطلب بپردازیم باید مطمئن شویم که اطلاعات دقیقی از تعریف فاکتور رسمی و تفاوت آن با فاکتور غیر رسمی دارید. اما بعد از این مرحله قرار است به موضوعات خیلی مهمی بپردازیم. مواردی که سوالات زیادی را در ذهن مودیان مالیاتی به وجود آورده اند:

• نحوه تهیه فاکتور رسمی
• صدور آن برای چه کسانی ضرورت دارد؟
• فاکتور رسمی دارایی چه ویژگی هایی دارد؟
• فاکتور رسمی فروش چطور تهیه می شود؟
• نکات، ریزه کاری ها و سوالات رایج در مورد فاکتور رسمی

و در نهایت به سوالات رایج در مورد این فاکتورها پاسخ می دهیم و نکاتی را در این مورد بیان می کنیم. پس با ما همراه باشید.

فاکتور رسمی چیست؟ چه تفاتی با فاکتور غیر رسمی دارد؟

تعاریف زیادی در مورد فاکتور رسمی وجود دارد که برخی جذاب و برخی دیگر بسیار پیچیده هستند، اما اینجا قرار است ساده ترین تعریف را در این مورد ارائه کنیم. در شرکت ها و بنگاه های اقتصادی مختلف حسابداران و مامورین خرید بیشتر از همه با فاکتورهای رسمی آشنایی دارند. در ادامه مقاله می توانید تصاویری از نمونه فاکتور رسمی نیز ببینید.

فاکتور رسمی به فاکتوری می گویند که بر اساس قوانین وزارت امور اقصاد و دارایی تنظیم شده باشد و مورد تایید دارایی باشد. اما فاکتور غیر رسمی صرفا برای اطلاع مشتریان تهیه می شود و استانداردهای مورد تایید دارایی در آن در نظر گرفته نشده است. دقیقا به همین دلیل است که امکان ارائه فاکتورهای غیر رسمی به وزارت دارایی وجود ندارد.

فاکتور رسمی فروش چطور تهیه می شود؟

البته اکنون با وجود استفاده گسترده از نرم افزارهای حسابداری صدور انواع فاکتور به کار ساده ای بدل شده است، به این دلیل که با استفاده از نرم افزارهای حسابداری می توانید به طور اتوماتیک آن ها را تهیه و چاپ کنید.

به طور کلی با استفاده از نرم افزارهای حسابداری امروزی می توانید انواع اشکال فاکتور شامل فاکتورهای فروشگاهی، فاکتور رسمی، پیش فاکتورها، فاکتورهای غیر رسمی، فاکتورهای انبار، فاکتورهای شخصی و فاکتورهای نمایشی را به سرعت صادر کنید.

صدور فاکتور رسمی برای چه کسانی ضرورت دارد؟

اولین سوال رایج در مورد ضرورت صدور این فاکتور است. برخی تصور می کنند صدور فاکتور رسمی تنها برای شرکت ها و مجموعه های بزرگ ضرورت دارد، در صورتی که این باور اشتباه است.

ارائه فاکتور رسمی به خریداران برای تمام بنگاه های اقتصادی کوچک و بزرگ که مشمول نظام مالیات بر ارزش افزوده می شوند اجباری است. در واقع فرقی نمی کند که مخاطب کالای شما اشخاص حقیقی یا بنگاه های اقتصادی باشند یا محصول و خدمت شما هزینه کم یا زیادی داشته باشد؛ در هر صورت اگر مشمول نظام مالیات بر ارزش افزوده باشید باید در عوض پرداخت مشتریان خود به آن ها فاکتور رسمی بدهید و در صورتی که از این کار خودداری کنید جرم صورت گرفته و طبق قانون با مجموعه خاطی برخورد می شود.

نکته دیگر اینکه صدور فاکتور رسمی تنها برای فروش کالاهای فیزیکی ضروری نیست و برای فروش خدمات نیز باید فاکتور رسمی صادر کرد.

فاکتور رسمی مورد تایید دارایی چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟

مشخصات اصلی که یک فاکتور رسمی یا صورتحساب فروش کالا و خدمات باید از آن ها برخوردار باشد تا مورد تایید دارایی قرار بگیرد چیست؟

• شماره سریال: مهمترین ویژگی فاکتورهای رسمی تایید شده نوع چاپ شماره سریال آن هاست. این شماره سریال یا باید  با رنگ قرمز و در قالب افست یا ملخی و یا با کمی برجستگی چاپ شود که به راحتی قابل شناسایی باشد و از چاپ دیجیتالی و شماره های زدن های معمولی قابل تشخیص باشد.
• اطلاعات خریدار و فروشنده: کد اقتصادی، شناسه ملی/کد ملی، شماره ثبت، آدرس، کد پستی، شماره تلفن و مشخصات دیگر هر دو طرف معامله حتما باید در فاکتور رسمی خرید و فروش ذکر شوند.
• تخفیفات، مالیات و عوارض: کالا و خدماتی که ارائه شده باید با اعلام تعداد و قیمت توضیح داده شوند، تخفیف ها اعمال و نشان داده شود و سپس باید مالیات و عوارض بر ارزش افزوده آن محاسبه و ذکر شود. در این مورد باید توجه کنید که تخفیف حتما باید قبل از محاسبه مالیات و ارزش افزوده اعمال شود؛ برخی به اشتباه در ابتدا مالیات و عوارض را محاسبه و در مرحله آخر تخفیف را محاسبه می کنند.
• امضاء و مهر: در نهایت آخرین ویژگی عدم وجود خط خوردگی در فاکتور و وجود مهر و امضاء در فاکتورهاست.

فاکتور صوری چیست؟ فاکتورهای صوری چطور شناسایی می شوند؟

صدور فاکتورهای صوری یک امر کاملا غیر قانونی محسوب می شود، اما برخی از بنگاه های اقتصادی همچنان از آن استفاده می کنند، در صورتی که این کار مسئله ای بسیار پرخطر است و سازمان امور مالیاتی توانایی تشخیص فاکتورهای صوری را دارد. اما سوالی که پیش می آید این است که سازمان امور مالیاتی از چه روش هایی می تواند فاکتورهای حقیقی را از فاکتورهای صوری تشخیص دهد؟

1. با بررسی و کنترل فروشندگان کالا و خدمت صوری بودن یا نبودن شرکت ها را تشخیص می دهد.
2. بررسی می کند که فروشندگان فاکتور صادر شده را از طریق واحدهای تجاری منحل شده یا غیر فعال صادر نکرده باشد و صحت شناسه ملی را نیز بررسی می کند.
3. اعتبار گواهی ارزش افزوده را بررسی می کند.
4. تناسب بین کالا و خدمات ارائه شده در فاکتور را با فعالیت صادر کننده فاکتور تطابق می سنجد.
5. اسناد حمل بار همچون بیجک ها و بارنامه ها را بررسی و کنترل می کند.
6. مستندات پرداخت های انجام شده مثل چک های بانکی، فیش های واریزی و دیگر اسناد مالی را بررسی می کند.

سوالات و ابهامات رایج در مورد فاکتور رسمی

1. آیا فاکتور رسمی که با نرم افزار اکسل تهیه و توسط پرینتر معمولی چاپ شده باشد مورد تایید دارایی هست؟خیر. حتما فاکتورهای رسمی باید دارای شماره سریال قرمز برجسته باشند، اما اگر تهیه چنین چیزی به هر دلیل مشکل است می توان از نمونه غیر برجسته هم استفاده کرد، اما توجه کنید که حتما باید ثابت شود که شماره سریالی است.
2. آیا استفاده از نرم افزار حسابداری معتبر تاییدی بر فاکتور رسمی هست؟بله. استفاده از نرم افزار حسابداری معتبر که به طور یکپارچه سیستم های مالی را در خود داشته باشد می تواند تا حد زیادی تایید کننده اعتبار فاکتور رسمی باشد.
3. فاکتورهای مرسوم در معاملات روزمره بنگاه های اقتصادی کوچک که مشخصات فروشنده و خریدار در آن ها ذکر نشده می تواند مورد تایید دارایی باشد؟برای معاملات روزمره و جزئی با بنگاه های اقتصادی کوچک که برای شما هزینه دارند، اما هزینه آن زیاد نیست می توان از فرم داخلی یا گزارش های تنخواه استفاده کرد. البته ممیزی معمولا در این موارد سخت گیری نمی کند و در صورتی که مبلغ مورد نظر مبلغ زیادی باشد مورد توجه ممیزی قرار می گیرد.
4. فاکتوری که در آن مشخصات فروشنده ذکر شده ولی ارزش افزوده در آن مشخص نشده باشد مورد تایید محسوب می شود؟در صورتی که مدارک رسمی برای خرید یا فروش موجود باشد مورد تایید قرار می گیرد.
5. آیا تصویر از فاکتور رسمی مورد تایید مالیات قرار می گیرد؟خیر. فاکتور رسمی حتما باید چاپ شده و اصل باشد و شماره سریال و مشخصات استاندارد داشته باشد و تصویر و کپی آن مورد تایید نیست.

نتیجه گیری

در این مقاله متوجه شدیم که فاکتور رسمی ویژگی های مختص به خود را دارد و با این ویژگی ها مورد تایید وزارت دارایی قرار می گیرد. به این مسئله اشاره کردیم که لازم است هر فروشنده حقیقی و حقوقی باید فاکتور رسمی ارائه کند و نرم افزارهای حسابداری بهترین راه برای خودکار سازی فرآیند صدور فاکتورهای رسمی هستند. در پایان تقاضا می کنیم که اگر هر سوالی در زمینه فاکتور رسمی و انواع دیگر فاکتورها دارید با ما در میان بگذارید تا کارشناسان ما به سوالات شما در این زمینه پاسخ لازم را ارسال کنند.